Un mio collega qualche tempo fa preparò il budget per un progetto e lo inviò ai colleghi di altri paesi affinché ne prendessero visione. Dopo un paio di mesi, ricevette il seguente messaggio:

Dear $nome,

please find enclosed the new budget analysis for $progetto.
Many thanks!

Kind regards

Indovinate qual era il budget allegato? Esatto, proprio quello!
L’episodio porta alla luce un uso (abuso?) non solo smodato, ma anche controproducente della posta elettronica aziendale: spesso, per paura di tralasciare anche solo un destinatario e incorrere in un incidente diplomatico, si inviano mail a decine di persone le quali, probabilmente, faranno lo stesso, innescando una catena senza fine che raggiungerà gli angoli più reconditi del pianeta e porterà, nella maggioranza dei casi, alla perdita del messaggio originale. In estrema sintesi:

Troppa informazione = nessuna informazione

Secondo un interessante articolo di BusinessWeek, diverse aziende (Walt Disney, Kodak e Yahoo, solo per citarne alcune) si stanno muovendo verso metodi di comunicazione e collaborazione alternativi, wiki in primis. Benefici? Volume di posta in gran parte ridotto, minore necessità di riunioni, problemi di revisione dei documenti risolti. Almeno il 50% delle aziende, riporta BW citando una ricerca di Gartner Group, entrò il 2009 adottera il wiki come tool primario.
Come capire se un’organizzazione può trarre vantaggio da questo strumento?
InformationWeek elenca questi criteri:

Consider implementing a wiki if:

• You want to establish a company intranet quickly and cheaply without sacrificing functionality, security, or durability.
• You want to publish a range of corporate documents in one universally accessible location and let employees manage those documents with a minimum of effort, lag, and risk of redundancy.
• You want to manage and organize meeting notes, team agendas, and company calendars.
• You need a project management tool that is cheap (if not free), extensible, and accessible through any Web browser.
• You need a central location where shared documents can be viewed and revised by a large and/or dispersed team.

A wiki might not be right for your organization if:

• You need to use complex file formats. Some wiki platforms can support only text or HTML files. Consider using a PHP/SQL-based wiki platform that can handle robust file types. Avoid wikis based on PERL.
• You don’t have a staff member who can take responsibility for its use. A wiki is only as good as its ontology (or the search engine it uses). You will need somebody who can establish conventions for naming pages and maintaining links.
• The collaborative format isn’t appropriate for your group or workplace. Peer review is not always the best solution for content management.
• You’re looking for an exchange of views. wikis are not the best tool for airing opinions or carrying on conversations. If that’s your primary goal, use a blog instead.

A questo punto non rimane che scegliere quale wiki utilizzare: rimanendo in ambito OpenSource, sono diversi i prodotti interessanti e la lettura dell’articolo già citato di InformationWeek può essere un buon punto di partenza. Segnalo inoltre il portale opensourcecms.com che contiene recensioni, commenti e demo usabili di tutti i principali CMS, wiki inclusi e questo articolo tratta dal Gilbane Report, una delle più famose newsletter sull’argomento.
Un’ultima considerazione: qualsiasi sia il modello scelto per la gestione dei progetti e delle informazioni, la sua implementazione deve essere accompagnata da un’adeguata formazione agli utenti. Il rischio è che un ottimo strumento si trasformi altrimenti in una mera perdita di tempo.

Update (04.11.2005): strumento utilissimo per confrontare più wiki tra loro: WikiMatrix!