OpenKM è la soluzione open source per la Gestione Documentale prodotta da GIT Cunsultors S.L. Il prodotto è offerto in due edizioni:
- Community Edition: edizione liberamente utilizzabile sotto licenza GPL 2. E’ fornita as is, senza alcun tipo di supporto o garanzia se non quella della community degli utenti.
- Enterprise Edition: versione a pagamento (prezzo in base al numero di utenti) per cui è garantito il supporto su base annua rinnovabile. Alcune delle funzionalità di OpenKM sono presenti solo in questa edizione.
L’elenco completo delle differenze in termini di funzionalità è reperibile a questo indirizzo:
http://www.openkm.com/Compare-editions.html
La versione Community che ho testato è la 3.0, rilasciata il 25 Novembre 2008. Essendo basato su tecnologia Java, l’installazione ed il funzionamento sono possibili su svariate piattaforme: Linux, Windows, e Mac.
Le funzionalità principali (quelle in corsivo sono disponibili esclusivamente sulla Enterprise Edition) sono:
Server
- Java 1.5 o successivo
- JBoss Application server 4.2.x
- GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows
2003 - Repository salvato su file system, MySQL, PostgreSQL, Oracle,
etc. - Integrazione con altri software via WebServices
Client
- Web-based client: accesso ai documenti da qualsiasi luogo
- Interfaccia AJAX
- Supporto dei principali browser: Firefox 1.5 o successivo,
IExplorer 5.5 o successivo, Opera e Safari - Localizzazione in italiano disponibile
- Non richiede l’installazione di client aggiuntivi
- Preview dei file multimediali
- Supporto a WebDAV
Document management
- Upload multiplo di documenti zippati
- Download di cartelle del repository in formato ZIP
- Lock / Unlock dei documenti
- Amministrazione dei preferiti
- Supporto per template documenti
- Cestino per l’archiviazione dei contenuti cancellati
- Notifiche via mail per la modifica dei documenti
- Link univoco per i singoli documenti
- Note sui documenti
OCR
- Supporto per file binari, immagini in B/N o a colori
- Riconjoscimento delle principali lingue, tra cui
l’Italiano
Versioning
- Check-in / check-out
- Supporto ai commenti alle singole versionsi
- Accesso alle versioni precedenti di un documento
- Restore delle versioni precedenti di un documento
- Compressione della history dei documenti per risparmiare
spazio
Property Groups (metadata)
- Possibilità di inserimento di meta-dati
personalizzati - Formati dati per I meta-data: input, simple list, multiple select list, textarea
- Internazionalizzazione dei meta-tag
Sicurezza
- Plug-in per l’autenticazione basata su JAAS
- Supporto per LDAP, Active Directory, Database, …
- Supporto del modello utenti / ruoli
- Permessi per documenti e cartelle
- Memorizzazione delle attività utente
- Supporto a comunicazione basate su SSL
Dashboard
- Viste utente personalizzate
- News utente (agenti di ricerca)
- Viste sui workflow
Ricerca
- Ricerche per contenuto, keywords, data di modifica, autore e
tipo di documento - Indicizzazione automatica dei docuemnti: Testo, HTML, RTF, XML,
PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3
ID3 - Ricerca per sinonimo
- Ordinamento per rilevanza dei risultati
- Salvataggio delle ricerche frequenti
- Ricerca avanzata con XPath o SQL
Amministrazione
- Unlock / Cancel checkout
- Vista raw del repository
- Logging delle attività utente
- Import dei documenti / cartelle dal filesystem
- Esportazione del repository sul filesystem
- Supporto alla libreria JasperReport
I punti a favore di questa piattaforma sono:
- Adozione di standard e formati aperti
- Integrazione con Active Directory
- Supporto dei più comuni DBMS (MySql, PostgreSQL, MS-SQL, Oracle, …)
- Semplicità
Gli aspetti più problematici (almeno per le mie esigenze):
- Mancanza di alcune funzioni importanti nell’edizione Community
- Impossibilità di accedere ai contenuti via File System o FTP
Alcuni screenshot:
Finestra principale
Proprietà di un documento
Versioning dei documenti
Ricerca dei documenti
