In questi giorni sto testando alcuni prodotti per il Document Management, per i quali vorrei darvi le mie impressioni. Il primo, e forse il più conosciuto, è Alfresco.
Alfresco è una soluzione completa di Enterprise Content Management fondata nel 2005 da John Newton (cofondatore di Documentum) e John Powell (COO di Business Objects). Basata interamente su tecnologie open source e standard aperti, vanta clienti come Electronic Arts, Activision, Fox e molti altri.
Alfresco viene offerto in due versioni:
- Enterprise Edition: edizione stabile, certificata e con supporto dedicato (a pagamento). Pensata per aziende, organi governativi e tutte quelle realtà in cui è necessario avere uno SLA. EE è scaricabile e valutabile per un periodo di 30 giorni.
- Community Labs: edizione non certificata e supportata esclusivamente dalla community di Alfresco. Distribuita con licenza GPL 2 (con linking exception) è liberamente scaricabile ed utilizzabile.
Per maggiori informazioni sulle differenze tra le due edizioni, si rimanda a:
http://www.alfresco.com/it/products/networks/compare/
La versione Community Labs che ho installato è la 3.0 Final, rilasciata il 19 Gennaio 2009.
Basato su tecnologie Java, l’installazione ed il funzionamento sono possibili su svariate piattaforme: Linux, Windows, Mac.
Le funzionalità di Alfresco si articolano su queste aree:
- Document Management
- Web Content Management
- Collaboration
- Content Platform and Repository
- Content Management Interoperability Services (CMIS)
- Records Management
- Image Management
Tra le funzionalità principali:
Document Management
Check-In/Out dei documenti e Version Control
- Simple Library Services – Check-Out del documento per prevenire la modifica contemporanea da parte di più utenti
- Version Control – Minor e major version control
Disco condiviso
- Tutti i contenuti sono disponibili attraverso un’unità condivisa
- Utilizzo di qualsiasi prodotto di authoring, senza bisogno di installare pacchetti o plugin
- Funzionalità di salvataggio, versioning, condivisione, ricerca e auditing
Integrazione con Microsoft Office
OpenSearch
- Sistema di ricerca in stile Amazon o Google
- Possibilità di ricerca su multipli repository Alfresco oltre ad eventuali fonti esterne (wiki, feed RSS, blog, …)
Social tagging
- Tagging dei contenuti e ricerca basata sui tag
Integrazione con portali esistenti
- Integrazione basata su standard JSR-168 e REST
Accesso ai contenuti anche via CIFS, WebDAV ed FTP
Sicurezza
- Gestione accessi e privilegi a utenti e gruppi
- Controlli di sicurezza fino a livello del singolo documento
- Single sign-on attraverso NTLM o LDAP
- Supporto ad Active Directory
Gestione automatizzata di workflow e ciclo vita dei documenti
- Integrazione con jBPM
- Gestione dei contenuti con controllo della creazione, review, approvazione, eventuale validità, retention ed archiviazione
Data management and Transformation Engine
- Servizi di trasformazione automatica: da Office a ODF/PDF, da PowerPoint a Flash
Web Content Management
Oltre alle funzionalità elencate nella sezione precedente:
Sandbox, visualizzazione e virtualizzazione
- Anteprima delle modifiche a qualsiasi pagina o applicazione Web
- Virtualizzazione delle modifiche su un siti e pagine web
Architettura REST
- L’interfaccia URL consente l’assemblaggio semplice e rapido degli oggetti Alfresco, e di altre applicazioni Web, attraverso varie tecnologie
Creazione di modelli e rami per siti Web
- Creazione rapida di nuovi siti da modelli esistenti e possibilità di organizzare i principali aggiornamenti dei siti ramificando il sito esistente
Editoria XML e pubblicazione multicanale
- Editoria di moduli utilizzando schemi XML standard
- Visualizzazione automatica dell’interfaccia utente, basata sullo standard XForms
- Creazione automatica di vari formati per una molteplici canali: web, mobile, …
Collaboration
Oltre alle funzionalità elencate nelle sezioni precedenti:
Creazione di strumenti di collaborazione
- Blog, wiki, portali di progetto, …
Document library
- Upload multiplo dei documenti sui portali di collaborazione
- Visualizzazione dei contenuti via web, grazie a Flash
- Ricerca dei contenuti e dei relativi meta-dati, tag e proprietà
- Accesso ai contenuti via feed RSS
Attività
- Tracking degli aggiornamenti di ogni progetto: contenuti nuovo o aggiornati, commenti, nuovi membri del team e date o milestone critiche
Supporto al protocollo SharePoint
Dopo qualche giorno di utilizzo, questi i punti di forza riscontrati:
- Estrema flessibilità e completezza
- Adozione di standard e formati aperti
- Integrazione con Active Directory
- Molteplici possibilità di accesso ai contenuti: WebDAV, CIFS, FTP, …
- Supporto dei più comuni DBMS (MySql, PostgreSQL, MS-SQL, Oracle, …)
…e queste invece alcune difficoltà riscontrate:
- Complessità e curva di apprendimento ripida
- Difficoltà di manutenzione
- Documentazione non sempre aggiornata
Alcuni screenshot:
Repository Alfresco montato come disco di rete
Repository Alfresco con interfaccia web
Alfresco Share: creazione di strumenti di collaborazione (wiki, portali, blog, ...)
Proprietà di un documento