• Community Edition: edizione liberamente utilizzabile sotto licenza GPL 2. E’ fornita as is, senza alcun tipo di supporto o garanzia se non quella della community degli utenti.
• Enterprise Edition: versione a pagamento (prezzo in base al numero di utenti) per cui è garantito il supporto su base annua rinnovabile. Alcune delle funzionalità di OpenKM sono presenti solo in questa edizione.

L’elenco completo delle differenze in termini di funzionalità è reperibile a questo indirizzo:

http://www.openkm.com/Compare-editions.html

La versione Community che ho testato è la 3.0, rilasciata il 25 Novembre 2008. Essendo basato su tecnologia Java, l’installazione ed il funzionamento sono possibili su svariate piattaforme: Linux, Windows, e Mac.
Le funzionalità principali (quelle in corsivo sono disponibili esclusivamente sulla Enterprise Edition) sono:
Server

• Java 1.5 o successivo
• JBoss Application server 4.2.x
• GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows
  2003
• Repository salvato su file system, MySQL, PostgreSQL, Oracle,
  etc.
• Integrazione con altri software via WebServices

Client

• Web-based client: accesso ai documenti da qualsiasi luogo
• Interfaccia AJAX
• Supporto dei principali browser: Firefox 1.5 o successivo,
  IExplorer 5.5 o successivo, Opera e Safari
• Localizzazione in italiano disponibile
• Non richiede l’installazione di client aggiuntivi
• Preview dei file multimediali
• Supporto a WebDAV

Document management

• Upload multiplo di documenti zippati
• Download di cartelle del repository in formato ZIP
• Lock / Unlock dei documenti
• Amministrazione dei preferiti
• Supporto per template documenti
• Cestino per l’archiviazione dei contenuti cancellati
• Notifiche via mail per la modifica dei documenti
• Link univoco per i singoli documenti
• Note sui documenti

OCR

• Supporto per file binari, immagini in B/N o a colori
• Riconjoscimento delle principali lingue, tra cui
  l’Italiano

Versioning

• Check-in / check-out
• Supporto ai commenti alle singole versionsi
• Accesso alle versioni precedenti di un documento
• Restore delle versioni precedenti di un documento
• Compressione della history dei documenti per risparmiare
  spazio

Property Groups (metadata)

• Possibilità di inserimento di meta-dati
  personalizzati
• Formati dati per I meta-data: input, simple list, multiple select list, textarea
• Internazionalizzazione dei meta-tag

Sicurezza

• Plug-in per l’autenticazione basata su JAAS
• Supporto per LDAP, Active Directory, Database, …
• Supporto del modello utenti / ruoli
• Permessi per documenti e cartelle
• Memorizzazione delle attività utente
• Supporto a comunicazione basate su SSL

Dashboard

• Viste utente personalizzate
• News utente (agenti di ricerca)
• Viste sui workflow

Ricerca

• Ricerche per contenuto, keywords, data di modifica, autore e
  tipo di documento
• Indicizzazione automatica dei docuemnti: Testo, HTML, RTF, XML,
  PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3
  ID3
• Ricerca per sinonimo
• Ordinamento per rilevanza dei risultati
• Salvataggio delle ricerche frequenti
• Ricerca avanzata con XPath o SQL

Amministrazione

• Unlock / Cancel checkout
• Vista raw del repository
• Logging delle attività utente
• Import dei documenti / cartelle dal filesystem
• Esportazione del repository sul filesystem
• Supporto alla libreria JasperReport

I punti a favore di questa piattaforma sono:

• Adozione di standard e formati aperti
• Integrazione con Active Directory
• Supporto dei più comuni DBMS (MySql, PostgreSQL, MS-SQL, Oracle, …)
• Semplicità

Gli aspetti più problematici (almeno per le mie esigenze):

• Mancanza di alcune funzioni importanti nell’edizione Community
• Impossibilità di accedere ai contenuti via File System o FTP

Alcuni screenshot:

Finestra principale

Proprietà di un documento

Versioning dei documenti

Ricerca dei documenti

Nuxeo SAS offre anche un’edizione a pagamento con supporto dedicato e certificazione.
Nuxeo 5 è altresì disponibile in due edizioni che condividono diversi componenti ma che sono indirizzate a target differenti:

• Nuxeo Enterprise Platform (EP): è una piattaforma server-side per la creazione di applicazioni ECM di grande entità (ad esempio: grossi archivi documentali, soluzioni di
  collaborazioni corporate, etc)
• Nuxeo Rich Client Platform (RCP): è un framework, basato su Eclipse RCP e Microsoft Office, per la creazione di rich client application specializzate nella gestione documentale e nella
  collaborazione.

Le aree verso cui Nuxeo 5 si indirizza sono:

1. Document Management
2. Digital Assets Management
3. Collaborazione
4. Compliance
5. Records Management
6. Business Process Management
7. Business Rules
8. Retention Management
9. Indexing e ricerca
10. File Transformation automatica

Alcune delle funzionalità principali:

Document management e collaborazione

• Supporto di workspace di documenti condivisi (i workspace sono uno strumento per la collaborazione di utenti con ruoli diverso che devono lavorare su un medesimo progetto)
• Versioning flessibile e configurabile
• Gestione File multidimensionale per l’organizzazione di contenuti su diversi assi
• Document Life Cycle Management
• Commenti, notifiche on-demand, e altri strumenti di collaborazione
• Strumenti di ricerca avanzata all’interno del repository
• Strumenti di reporting / business intelligence direttamente dal repository
• Unique Identifier Generator per la creazione di UID significativi associati ai documenti

Business Process Management

• Publishing: pubblicazione dei documenti in molteplici aree contemporaneamente.
• Collaborative Review: revisione dei documenti da parte di molteplici utenti preassegnato o scelti direttamente dall’autore
• Approval Review: possibilità di configurare catene seriali di approvazione

Transformation Service

• Trasformazione automatica dei contenuti che soddisfano una o più regole
• Trasformazione manuale dei contenuti
• Espandibilità delle conversioni via plugin

Retention Service

• Supporto di molteplici operazioni sui contenuti avviabili automaticamente sulla base di regole definite
  dall’utente
• Espandibilità delle operazioni via plugin

Audit Trail

• Logging avanzato delle attività utenti
• Notifiche automatiche multi piattaforma (email, SMS, …)
• Estrazioni di audit report

I vantaggi riscontrati sono:

• Adozione di standard e formati aperti
• Completezza
• Integrazione con Active Directory
• Supporto dei più comuni DBMS (MySql, PostgreSQL, MS-SQL, Oracle, …)
• Drag & drop dei documenti sul browser
• Integrazione con MS Office
• Documentazione completa

Le “magagne” invece:

• Complessità
• Impossibilità di accedere ai contenuti via File System o FTP

Alcuni screenshot

Default workspace

Proprietà di un documento

Ricerca

Creazione di workflow

Alfresco viene offerto in due versioni:

• Enterprise Edition: edizione stabile, certificata e con supporto dedicato (a pagamento). Pensata per aziende, organi governativi e tutte quelle realtà in cui è necessario avere uno SLA. EE è scaricabile e valutabile per un periodo di 30 giorni.
• Community Labs: edizione non certificata e supportata esclusivamente dalla community di Alfresco. Distribuita con licenza GPL 2 (con linking exception) è liberamente scaricabile ed utilizzabile.

Per maggiori informazioni sulle differenze tra le due edizioni, si rimanda a:

http://www.alfresco.com/it/products/networks/compare/

La versione Community Labs che ho installato è la 3.0 Final, rilasciata il 19 Gennaio 2009.
Basato su tecnologie Java, l’installazione ed il funzionamento sono possibili su svariate piattaforme: Linux, Windows, Mac.

Le funzionalità di Alfresco si articolano su queste aree:

1. Document Management
2. Web Content Management
3. Collaboration
4. Content Platform and Repository
5. Content Management Interoperability Services (CMIS)
6. Records Management
7. Image Management

Tra le funzionalità principali:

Document Management

Check-In/Out dei documenti e Version Control

• Simple Library Services – Check-Out del documento per prevenire la modifica contemporanea da parte di più utenti
• Version Control – Minor e major version control

Disco condiviso

• Tutti i contenuti sono disponibili attraverso un’unità condivisa
• Utilizzo di qualsiasi prodotto di authoring, senza bisogno di installare pacchetti o plugin
• Funzionalità di salvataggio, versioning, condivisione, ricerca e auditing

Integrazione con Microsoft Office

OpenSearch

• Sistema di ricerca in stile Amazon o Google
• Possibilità di ricerca su multipli repository Alfresco oltre ad eventuali fonti esterne (wiki, feed RSS, blog, …)

Social tagging

• Tagging dei contenuti e ricerca basata sui tag

Integrazione con portali esistenti

• Integrazione basata su standard JSR-168 e REST

Accesso ai contenuti anche via CIFS, WebDAV ed FTP

Sicurezza

• Gestione accessi e privilegi a utenti e gruppi
• Controlli di sicurezza fino a livello del singolo documento
• Single sign-on attraverso NTLM o LDAP
• Supporto ad Active Directory

Gestione automatizzata di workflow e ciclo vita dei documenti

• Integrazione con jBPM
• Gestione dei contenuti con controllo della creazione, review, approvazione, eventuale validità, retention ed archiviazione

Data management and Transformation Engine

• Servizi di trasformazione automatica: da Office a ODF/PDF, da PowerPoint a Flash

Web Content Management

Oltre alle funzionalità elencate nella sezione precedente:

Sandbox, visualizzazione e virtualizzazione

• Anteprima delle modifiche a qualsiasi pagina o applicazione Web
• Virtualizzazione delle modifiche su un siti e pagine web

Architettura REST

• L’interfaccia URL consente l’assemblaggio semplice e rapido degli oggetti Alfresco, e di altre applicazioni Web, attraverso varie tecnologie

Creazione di modelli e rami per siti Web

• Creazione rapida di nuovi siti da modelli esistenti e possibilità di organizzare i principali aggiornamenti dei siti ramificando il sito esistente

Editoria XML e pubblicazione multicanale

• Editoria di moduli utilizzando schemi XML standard
• Visualizzazione automatica dell’interfaccia utente, basata sullo standard XForms
• Creazione automatica di vari formati per una molteplici canali: web, mobile, …

Collaboration

Oltre alle funzionalità elencate nelle sezioni precedenti:

Creazione di strumenti di collaborazione

• Blog, wiki, portali di progetto, …

Document library

• Upload multiplo dei documenti sui portali di collaborazione
• Visualizzazione dei contenuti via web, grazie a Flash
• Ricerca dei contenuti e dei relativi meta-dati, tag e proprietà
• Accesso ai contenuti via feed RSS

Attività

• Tracking degli aggiornamenti di ogni progetto: contenuti nuovo o aggiornati, commenti, nuovi membri del team e date o milestone critiche

Supporto al protocollo SharePoint

Dopo qualche giorno di utilizzo, questi i punti di forza riscontrati:

• Estrema flessibilità e completezza
• Adozione di standard e formati aperti
• Integrazione con Active Directory
• Molteplici possibilità di accesso ai contenuti: WebDAV, CIFS, FTP, …
• Supporto dei più comuni DBMS (MySql, PostgreSQL, MS-SQL, Oracle, …)

…e queste invece alcune difficoltà riscontrate:

• Complessità e curva di apprendimento ripida
• Difficoltà di manutenzione
• Documentazione non sempre aggiornata

Alcuni screenshot:

Repository Alfresco montato come disco di rete

Repository Alfresco con interfaccia web

Alfresco Share: creazione di strumenti di collaborazione (wiki, portali, blog, ...)

Proprietà di un documento