Sempre più spesso mi viene chiesto di mappare processi aziendali per poi pensare successivamente ad una loro ottimizzazione. I processi possono essere di varia natura e non essere necessariamente legati all’IT.
Vorrei proporvi il mio metodo di lavoro, chiedendovi nel contempo di condividere il vostro.

Il primo passo è quello di riconoscere e incontrare l’owner del processo, ovvero chi ne ha visibilità nella sua totalità e può prendere decisioni per modificarne il risultato. Durante l’incontro cerco di disegnare una prima bozza dell’intera struttura del processo, individuando tutte le fasi che lo compongono e i relativi responsabili.

A questo punto entro nel dettaglio di ogni singola attività, mettendomi fisicamente accanto a chi la compie cercando di raccogliere ogni informazione possibile. Per farlo, mi avvalgo della seguente scheda di raccolta dati (clicca qui per scaricare il file Excel):
RaccoltaDati
Su di essa annoto le seguenti informazioni:

  • Nome del processo
  • Data di compilazione della scheda
  • Codice attività: di solito uso XXXYY con XXX sigla che denota il gruppo a cui appartiene chi compie l’attività (AMM: Amministrazione, CON: Controllo, …) e YY numero sequenziale di due cifre
  • Nome dell’attività
  • Attore principale: il responsabile dell’attività
  • Altri attori: persone o gruppi coinvolti nell’attività
  • Condizioni di ingresso / periodicità / durata: cosa determina l’inizio dell’attività (evento temporale: prima di, dopo di, contemporaneamente a, giorno preciso, … – evento esterno: altra attività, arrivo di un messaggio, …), periodicità (mensile, annuale, nessuna, …) e durata dell’attività
  • Descrizione passo passo dell’attività, allegando eventualmente screenshot, documenti, …
  • Deliverables: i risultati dell’attività (un documento, un messaggio di posta, …)

Gli input e gli output di ogni attività vengono raccolti e rinominati con la seguente naming convention:

XXXYY_ZZ_Nome

con:

XXXYY: codice attività
ZZ: sequenziale di due cifre
Nome: nome del documento

Terminata la raccolta di tutte le attività, inizio a ricomporle all’interno di uno o più diagrammi. Il tipo di diagramma dipende dall’obiettivo dell’indagine: ridurre i tempi, diminuire i costi, evitare cicli e ridondanze, etc.
Procedo quindi con l’analisi del processo cercando di evidenziare le problematiche riscontrate e le possibili aree di miglioramento.
Per finire riordino tutte le informazioni in un unico documento, al quale allego gli input e gli output delle attività.

Voi come precedete?
Avete consigli, riferimenti di articoli / libri / tutorial sull’argomento?