Il primo passo è quello di riconoscere e incontrare l’owner del processo, ovvero chi ne ha visibilità nella sua totalità e può prendere decisioni per modificarne il risultato. Durante l’incontro cerco di disegnare una prima bozza dell’intera struttura del processo, individuando tutte le fasi che lo compongono e i relativi responsabili.

A questo punto entro nel dettaglio di ogni singola attività, mettendomi fisicamente accanto a chi la compie cercando di raccogliere ogni informazione possibile. Per farlo, mi avvalgo della seguente scheda di raccolta dati (clicca qui per scaricare il file Excel):

Su di essa annoto le seguenti informazioni:

• Nome del processo
• Data di compilazione della scheda
• Codice attività: di solito uso XXXYY con XXX sigla che denota il gruppo a cui appartiene chi compie l’attività (AMM: Amministrazione, CON: Controllo, …) e YY numero sequenziale di due cifre
• Nome dell’attività
• Attore principale: il responsabile dell’attività
• Altri attori: persone o gruppi coinvolti nell’attività
• Condizioni di ingresso / periodicità / durata: cosa determina l’inizio dell’attività (evento temporale: prima di, dopo di, contemporaneamente a, giorno preciso, … – evento esterno: altra attività, arrivo di un messaggio, …), periodicità (mensile, annuale, nessuna, …) e durata dell’attività
• Descrizione passo passo dell’attività, allegando eventualmente screenshot, documenti, …
• Deliverables: i risultati dell’attività (un documento, un messaggio di posta, …)

Gli input e gli output di ogni attività vengono raccolti e rinominati con la seguente naming convention:

XXXYY_ZZ_Nome

con:

XXXYY: codice attività
ZZ: sequenziale di due cifre
Nome: nome del documento

Terminata la raccolta di tutte le attività, inizio a ricomporle all’interno di uno o più diagrammi. Il tipo di diagramma dipende dall’obiettivo dell’indagine: ridurre i tempi, diminuire i costi, evitare cicli e ridondanze, etc.
Procedo quindi con l’analisi del processo cercando di evidenziare le problematiche riscontrate e le possibili aree di miglioramento.
Per finire riordino tutte le informazioni in un unico documento, al quale allego gli input e gli output delle attività.

Voi come precedete?
Avete consigli, riferimenti di articoli / libri / tutorial sull’argomento?