OpenKM è la soluzione open source per la Gestione Documentale prodotta da GIT Cunsultors S.L. Il prodotto è offerto in due edizioni:

• Community Edition: edizione liberamente utilizzabile sotto licenza GPL 2. E’ fornita as is, senza alcun tipo di supporto o garanzia se non quella della community degli utenti.
• Enterprise Edition: versione a pagamento (prezzo in base al numero di utenti) per cui è garantito il supporto su base annua rinnovabile. Alcune delle funzionalità di OpenKM sono presenti solo in questa edizione.

L’elenco completo delle differenze in termini di funzionalità è reperibile a questo indirizzo:

http://www.openkm.com/Compare-editions.html

La versione Community che ho testato è la 3.0, rilasciata il 25 Novembre 2008. Essendo basato su tecnologia Java, l’installazione ed il funzionamento sono possibili su svariate piattaforme: Linux, Windows, e Mac.
Le funzionalità principali (quelle in corsivo sono disponibili esclusivamente sulla Enterprise Edition) sono:
Server

• Java 1.5 o successivo
• JBoss Application server 4.2.x
• GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows
  2003
• Repository salvato su file system, MySQL, PostgreSQL, Oracle,
  etc.
• Integrazione con altri software via WebServices

Client

• Web-based client: accesso ai documenti da qualsiasi luogo
• Interfaccia AJAX
• Supporto dei principali browser: Firefox 1.5 o successivo,
  IExplorer 5.5 o successivo, Opera e Safari
• Localizzazione in italiano disponibile
• Non richiede l’installazione di client aggiuntivi
• Preview dei file multimediali
• Supporto a WebDAV

Document management

• Upload multiplo di documenti zippati
• Download di cartelle del repository in formato ZIP
• Lock / Unlock dei documenti
• Amministrazione dei preferiti
• Supporto per template documenti
• Cestino per l’archiviazione dei contenuti cancellati
• Notifiche via mail per la modifica dei documenti
• Link univoco per i singoli documenti
• Note sui documenti

OCR

• Supporto per file binari, immagini in B/N o a colori
• Riconjoscimento delle principali lingue, tra cui
  l’Italiano

Versioning

• Check-in / check-out
• Supporto ai commenti alle singole versionsi
• Accesso alle versioni precedenti di un documento
• Restore delle versioni precedenti di un documento
• Compressione della history dei documenti per risparmiare
  spazio

Property Groups (metadata)

• Possibilità di inserimento di meta-dati
  personalizzati
• Formati dati per I meta-data: input, simple list, multiple select list, textarea
• Internazionalizzazione dei meta-tag

Sicurezza

• Plug-in per l’autenticazione basata su JAAS
• Supporto per LDAP, Active Directory, Database, …
• Supporto del modello utenti / ruoli
• Permessi per documenti e cartelle
• Memorizzazione delle attività utente
• Supporto a comunicazione basate su SSL

Dashboard

• Viste utente personalizzate
• News utente (agenti di ricerca)
• Viste sui workflow

Ricerca

• Ricerche per contenuto, keywords, data di modifica, autore e
  tipo di documento
• Indicizzazione automatica dei docuemnti: Testo, HTML, RTF, XML,
  PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3
  ID3
• Ricerca per sinonimo
• Ordinamento per rilevanza dei risultati
• Salvataggio delle ricerche frequenti
• Ricerca avanzata con XPath o SQL

Amministrazione

• Unlock / Cancel checkout
• Vista raw del repository
• Logging delle attività utente
• Import dei documenti / cartelle dal filesystem
• Esportazione del repository sul filesystem
• Supporto alla libreria JasperReport

I punti a favore di questa piattaforma sono:

• Adozione di standard e formati aperti
• Integrazione con Active Directory
• Supporto dei più comuni DBMS (MySql, PostgreSQL, MS-SQL, Oracle, …)
• Semplicità

Gli aspetti più problematici (almeno per le mie esigenze):

• Mancanza di alcune funzioni importanti nell’edizione Community
• Impossibilità di accedere ai contenuti via File System o FTP

Alcuni screenshot:

Finestra principale

Proprietà di un documento

Versioning dei documenti

Ricerca dei documenti